Настоящая Политика кратко и доступным языком объясняет, каким образом «Document Hub» S. R. L. (далее — «мы», «оператор» или «Documente.md») обрабатывает персональные данные лиц, посещающих сайт www. documente.md, а также лиц, которые обращаются за нашими услугами и пользуются ими.
Настоящая Политика разработана в соответствии с требованиями Закона № 195/2024 о Защите персональных данных и Регламента (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных (GDPR) в той мере, в которой он применим.
1. Кто обрабатывает данные (оператор)
- Наименование: «Document Hub» S. R. L.
- IDNO / фискальный код: 1025600070504
- Юридический адрес: ул. A. Хаждеу, № 48, оф. 3, мун. Кишинэу, Республика Молдова
- Офис / адрес для корреспонденции: мун. Кишинэу, ул. A. Хаждеу, № 48, оф. 3
- Телефон: +373 22 005-555
- Общий адрес электронной почты: [email protected]
- Веб-сайт: https://documente.md
По любым вопросам, касающимся ваших персональных данных, вы можете написать нам по адресу [email protected]. Этот адрес является вашим контактным адресом по вопросам защиты персональных данных.
2. На кого распространяется настоящая Политика
Политика применяется к любому физическому лицу, которое:
- Посещает сайт documente.md;
- Запрашивает информацию или консультацию (включая «бесплатную консультацию»);
- Заполняет контактную форму или запрашивает обратный звонок;
- Проверяет статус дела;
- Общается с нами по телефону, электронной почте или через приложения для обмена сообщениями (WhatsApp, Telegram, Messenger);
- Заключает договор и заказывает наши услуги либо фактически пользуется нашими услугами;
- Посещает наши офисы;
- При необходимости подписывается на коммерческие рассылки.
3. Какие персональные данные мы обрабатываем
В зависимости от способа вашего взаимодействия с нами мы можем обрабатывать:
- Идентификационные данные: имя, фамилия; в зависимости от обстоятельств — данные из документов, которые вы передаете нам для оказания консультационных услуг.
- Контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты.
- Данные, касающиеся запроса / услуги: вид запрашиваемой услуги, ваше сообщение, история коммуникаций.
- Данные о деле: номер дела в реестре компетентного органа (например, Национального органа по вопросам гражданства Румынии) и его статус.
- Данные из предоставленных документов: в рамках услуг, связанных с гражданством, гражданским состоянием, апостилированием и т. д., документы могут содержать такую информацию, как данные гражданского состояния, гражданство, место жительства или национальный идентификационный номер (IDNP, серия/номер документа), дата, месяц, год рождения, место рождения, изображение и другие данные, указанные в документах, удостоверяющих личность, и/или актах гражданского состояния.
- Данные о других лицах: если вы передаете их нам (например, данные о супруге/супруге, детях, родителях — см. раздел 7).
- Технические данные о посещении сайта: IP-адрес, тип браузера, операционная система, дата и время доступа, страница, с которой был осуществлен переход (хранятся в журналах сервера), — при посещении нашей веб-страницы.
- Данные из файлов cookie и аналогичных технологий: при посещении нашей веб-страницы, в соответствии с Политикой использования файлов cookie.
- Маркетинговые предпочтения: если вы дали согласие на получение коммерческих сообщений или на измерение конверсий.
- Ваше изображение: посредством систем видеонаблюдения в наших офисах при их посещении.
Специальные категории и чувствительные данные. Некоторые услуги могут предполагать работу с документами, содержащими «специальные» данные (например, информацию, которая в определенных документах может раскрывать этническое происхождение или религиозные убеждения), либо данные о судимости.
Такие данные пользуются повышенной защитой: мы обрабатываем их исключительно в объеме, строго необходимом для оказания запрошенной услуги, с вашего явного согласия, когда этого требует закон (ст. 9 ч. (2) п. a) Закона № 195/2024), либо, в случае данных о судимости, в связи с запрошенной услугой и в соответствии с условиями ст. 10. Мы не запрашиваем такие данные, если они не являются необходимыми для вашего дела.
4. Цели обработки данных и правовые основания, на которые мы опираемся
Для каждой цели предусмотрено отдельное правовое основание:
- Получение и обработка запроса, коммуникация с вами, оказание услуги, подготовка и ведение дела, подача дел и других заявлений и запросов от вашего имени в компетентные органы, проверка статуса дела — основание: исполнение обязательств, принятых по договору, либо осуществление действий по вашему запросу до заключения договора (ст. 6 ч. (1) п. b)).
- Бухгалтерский учет, налоговые обязательства — основание: юридическая обязанность (ст. 6 ч. (1) п. c)).
- Безопасность сайта и систем, безопасность наших помещений, наших сотрудников и клиентов посредством установки систем видеонаблюдения в наших офисах, предотвращение злоупотреблений, защита наших прав в судебном порядке, внутренняя статистика для улучшения услуг — основание: наш законный интерес (ст. 6 ч. (1) п. f)), который не имеет преимущественной силы перед вашими правами.
- Запись телефонных разговоров в целях контроля качества и обучения — основание: согласие (ст. 6 ч. (1) п. a)); мы информируем вас об этом в начале звонка, и вы можете возразить против записи.
- Маркетинг / информационная рассылка и измерение рекламных конверсий (маркетинговые cookie-файлы) — основание: ваше согласие (ст. 6 ч. (1) п. a)), которое вы можете отозвать в любое время.
Важно: мы не ставим оказание услуги в зависимость от вашего согласия на маркетинг. Вы можете пользоваться услугами, не соглашаясь на получение коммерческих сообщений.
5. Какие данные являются обязательными, а какие — необязательными
Данные, необходимые для ответа на ваш запрос и оказания услуги (как правило, имя, телефон и/или электронная почта, а также информация о деле), являются обязательными: без них мы не можем принять или обработать ваш запрос.
Остальные данные (например, согласие на маркетинг) являются необязательными. Мы собираем только те данные, которые являются уместными и необходимыми для соответствующей цели (принцип минимизации).
6. Данные о других лицах, которые вы нам передаете
Наши услуги часто предполагают обработку данных о лицах, отличных от заявителя, — например, о супруге/супруге, детях, родителях, родственниках, предках или представителях.
Если вы передаете нам такие данные, просим вас: (i) предоставлять нам только те данные, которые строго необходимы для дела; и (ii) при необходимости информировать соответствующих лиц о том, что их данные передаются нам для этой цели.
В отношении данных детей мы применяем повышенные меры предосторожности в соответствии с законодательством.
7. Кому мы передаем данные (получатели)
- поставщикам, оказывающим нам услуги в качестве уполномоченных обработчиков (хостинг/облачные сервисы, IT, платформа управления согласием на использование файлов cookie);
- нашему офису в Румынии, который участвует в исполнении договора и обработке ваших запросов;
- поставщикам услуг электронной связи и обмена сообщениями (см. раздел 9);
- компетентным органам и учреждениям, участвующим в оказании услуги (например, органам гражданского состояния, органам по вопросам гражданства) в Молдове, Румынии и других государствах — по вашему запросу и в ваших интересах;
- лицам, действующим от вашего имени на основании доверенности с целью представления ваших интересов перед государственными органами Молдовы или Румынии, в зависимости от запрошенной услуги;
- государственным органам, судебным инстанциям или органам уголовного преследования, когда закон обязывает нас к этому и соответствующий запрос является обоснованным.
Мы не продаём ваши данные. Поставщики, обрабатывающие данные от нашего имени, осуществляют такую обработку исключительно на основании наших инструкций и соглашения об обработке данных.
8. Передача данных за пределы Республики Молдова
Некоторые используемые нами поставщики могут обрабатывать данные за пределами страны:
- Румыния и государства ЕС — государства, обеспечивающие надлежащий уровень защиты данных и с которыми у нас заключены соглашения об обработке данных.
- Нидерланды (ЕС) — хостинг сайта (DigitalOcean);
- Другие государства — если вы выбираете общение посредством приложений для мгновенного обмена сообщениями (Viber, Telegram, WhatsApp), данные будут храниться и обрабатываться в соответствии с политиками безопасности этих платформ, при этом Documente.md не несет ответственности за такую обработку данных.
Если вы запрашиваете общение посредством приложений для мгновенного обмена сообщениями (Viber, Telegram, WhatsApp), вы соглашаетесь на трансграничную передачу данных в соответствии с политиками безопасности этих платформ.
Для передачи данных в государства за пределами ЕС/ЕЭЗ, в отношении которых отсутствует решение Центра об адекватности, мы, в зависимости от обстоятельств, основываем передачу данных на соответствующих гарантиях, таких как стандартные договорные положения (ст. 46), либо на применимом исключении (ст. 49, например, явное согласие или необходимость исполнения договора).
9. Как долго мы храним данные
10. Ваши права
В соответствии с Законом № 195/2024 вы обладаете следующими правами:
- Право на доступ к вашим данным, включая право запрашивать копии ваших данных;
- Право на исправление неточных или неполных данных;
- Право на удаление данных («право быть забытым»), если данные обрабатываются без законного основания. Запрос на удаление данных в период исполнения Договора сделает невозможным оказание предусмотренных договором услуг;
- Право на ограничение обработки;
- Право на возражение, включая право в любое время возразить против прямого маркетинга;
- Право на переносимость данных;
- Право в любое время отозвать согласие так же просто, как оно было предоставлено;
- Право не быть объектом автоматизированного решения, имеющего существенные последствия для ваших прав;
- Право подать жалобу в Национальный центр по защите персональных данных (ул. Сергей Лазо, № 48, Кишинэу; centru@datepersonale. md), а также обратиться в судебную инстанцию, если вы считаете, что было нарушено одно из ваших соответствующих прав.
Вы можете реализовать свои права, написав нам по адресу [email protected] или связавшись с нами по номеру телефона: +373 79 667181. Для рассмотрения вашего запроса мы имеем право запросить дополнительные данные для вашей идентификации.
Мы отвечаем на ваши запросы без неоправданной задержки и, как правило, не позднее одного месяца с момента их получения. Этот срок может быть продлен не более чем на два месяца в случае сложных запросов, требующих проведения обширных проверок; в таком случае в течение первого месяца мы уведомим вас о продлении срока и причинах такого продления.
11. Безопасность данных и инциденты
Мы применяем соответствующие технические и организационные меры для защиты данных от несанкционированного доступа, утраты или раскрытия — например, защищенное соединение, контроль доступа к информационным системам и помещениям, в которых хранятся данные.
Наши сотрудники и уполномоченные нами лица обязаны соблюдать положения о конфиденциальности и четкие правила защиты данных.
В случае инцидента безопасности, который может затронуть вас, мы действуем в соответствии с установленными законом обязательствами, включая уведомление соответствующего органа и, при необходимости, информирование вас.
12. Cookie-файлы и аналогичные технологии
Мы используем строго необходимые cookie-файлы (для функционирования и безопасности сайта, сохранения выбранного языка, защиты форм), для которых согласие не требуется, а также функциональные, аналитические и маркетинговые cookie-файлы (например, для измерения конверсий Google Ads и Meta Pixel), которые активируются только с вашего согласия, выраженного посредством выбора соответствующих параметров в баннере cookie-файлов.
Вы можете в любое время отдельно принять, отклонить или изменить настройки необязательных категорий.
Подробную информацию об обработке данных посредством файлов cookie вы можете найти в Политике использования файлов cookie, доступной на нашей веб-странице.
13. Маркетинг и информационная рассылка
- маркетинг отделен от запроса на оказание услуги — вы можете пользоваться услугами, не соглашаясь на получение коммерческих сообщений;
- поле согласия на маркетинг не отмечено заранее, а согласие является свободным, конкретным, информированным и однозначным;
- вы можете легко отказаться от рассылки, написав нам или связавшись с нами;
- отзыв согласия не влияет на законность сообщений, отправленных до момента его отзыва.
14. Обновление настоящей Политики
Мы можем обновлять настоящую Политику при изменении целей, поставщиков, инструментов или способов обработки данных.
Мы опубликуем пересмотренную версию на сайте с указанием даты последнего обновления, а в случае существенных изменений разместим заметное уведомление на нашей веб-странице.
