Această Politică explică, pe scurt și pe înțelesul tuturor, cum prelucrează „Document Hub“ S. R. L. (denumit în continuare „noi“, „operatorul“ sau „Documente.md“) datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează site-ul www. documente.md., precum și atunci când solicită și beneficiază de serviciile noastre.
Prezenta Politică este elaborată în conformitate cu cerințele Legii 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (GDPR) în măsura în care este aplicabil.
1. Cine prelucrează datele (operatorul)
- Denumire: „Document Hub“ S. R. L.
- IDNO / cod fiscal: 1025600070504
- Adresa juridică: str. A. Hâjdeu nr. 48, of. 3, mun. Chișinău, Republica Moldova
- Birou / adresă de corespondență: mun. Chișinău, str. A. Hâjdeu nr. 48, of. 3
- Telefon: +373 22 005-555
- E-mail general: [email protected]
- Website: https://documente.md
Pentru orice întrebare privind datele dumneavoastră ne puteți scrie la [email protected]. Această adresă este punctul dumneavoastră de contact pentru protecția datelor.
2. Cui i se adresează această Politică
Politica se aplică oricărei persoane fizice care:
- vizitează site-ul documente.md;
- solicită informații sau o consultație (inclusiv „consultație gratuită“);
- completează un formular de contact sau solicită să fie apelată telefonic;
- verifică stadiul unui dosar;
- comunică cu noi prin telefon, e-mail sau aplicații de mesagerie (WhatsApp, Telegram, Messenger);
- încheie un contract și solicit serviciile noastre sau beneficiază efectiv de serviciile noastre;
- vizitează sediile noastre;
- se abonează, dacă este cazul, la comunicări comerciale.
3. Ce date personale prelucrăm
În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra:
- Date de identificare: nume, prenume; după caz, date din actele pe care ni le transmiteți pentru prestarea serviciilor de consultanță.
- Date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail.
- Date privind solicitarea / serviciul: tipul de serviciu dorit, mesajul dumneavoastră, istoricul comunicărilor.
- Date privind dosarul: numărul dosarului în evidența autorității competente (de ex. Autoritatea Națională pentru Cetățenie a României) și stadiul acestuia.
- Date din documentele furnizate: în cadrul serviciilor de cetățenie, stare civilă, apostilare etc., documentele pot conține informații precum date de stare civilă, cetățenie, domiciliu sau numărul de identificare național (IDNP, serie/număr act), data, luna, anul nașterii, locul nașterii, imaginea și alte date indicate în actele de identitate/sau actele de stare civilă.
- Date despre alte persoane: dacă ni le transmiteți (de ex. despre soț/soție, copii, părinți — a se vedea secțiunea 7).
- Date tehnice de navigare: adresă IP, tip de browser, sistem de operare, data și ora accesului, pagina de proveniență (stocate în jurnalele serverului) — la accesarea paginii noastre web.
- Date din cookie-uri și tehnologii similare: la accesarea paginii noastre web, conform Politicii de cookies.
- Preferințe de marketing: dacă v-ați exprimat acordul pentru comunicări comerciale sau pentru măsurarea conversiilor.
- Imaginea dvs: prin sistemele de monitorizare a sediilor noastre atunci când ne vizitați.
Categorii speciale și date sensibile. Unele servicii pot implica documente care conțin date „speciale“ (de ex. informații care pot dezvălui originea etnică ori confesiunea, în anumite acte) sau date privind cazierul judiciar. Aceste date beneficiază de o protecție sporită: le prelucrăm doar în măsura strict necesară prestării serviciului solicitat, cu consimțământul dumneavoastră explicit atunci când legea îl cere (art. 9 alin. (2) lit. a) din Legea nr. 195/2024) sau, în cazul datelor privind cazierul, în legătură cu serviciul solicitat, în condițiile art. 10. Nu vă cerem astfel de date decât dacă sunt necesare pentru dosarul dumneavoastră.
4. Scopurile pentru care prelucrăm datele și temeiul legal pe care ne bazăm
Pentru fiecare scop avem un temei legal distinct:
- Preluarea și soluționarea solicitării, comunicarea cu dumneavoastră, prestarea serviciului, pregătirea și gestionarea dosarului, depunerea dosarelor și altor cereri și solicitări în numele dvs. la autoritățile competente, verificarea stadiului dosarului — temei: executarea obligațiilor asumate prin contract sau efectuarea unor demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b)).
- Evidență contabilă, obligații fiscale — temei: obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c)).
- Securitatea site-ului și a sistemelor, securitatea spațiilor noastre, a salariaților și clienților noștri prin instalarea sistemelor de monitorizare video la sediile noastre, prevenirea abuzurilor, apărarea drepturilor noastre în justiție, statistici interne de îmbunătățire a serviciilor — temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)), care nu prevalează asupra drepturilor dumneavoastră.
- Înregistrarea convorbirilor telefonice pentru calitate și instruire — temei: consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a)); vă informăm la începutul apelului și vă puteți opune.
- Marketing / newsletter și măsurarea conversiilor publicitare (cookie-uri de marketing) — temei: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a)), pe care îl puteți retrage oricând.
Important: nu condiționăm prestarea serviciului de acordul dumneavoastră pentru marketing. Puteți beneficia de servicii fără a accepta comunicările comerciale.
5. Ce date sunt obligatorii și ce date sunt opționale
Datele necesare pentru a vă răspunde și a presta serviciul (de regulă nume, telefon și/sau e-mail, plus informațiile despre dosar) sunt obligatorii: fără ele nu putem prelua sau soluționa cererea dvs. Restul datelor (de exemplu acordul pentru marketing) sunt opționale. Colectăm doar ceea ce este adecvat și necesar scopului (principiul minimizării).
6. Datele despre alte persoane pe care ni le transmiteți
Serviciile noastre implică frecvent date despre alte persoane decât solicitantul — de exemplu soț/soție, copii, părinți, rude, ascendenți sau reprezentanți. Dacă ne transmiteți astfel de date, vă rugăm: (i) să ne comunicați doar datele strict necesare dosarului; și (ii) să informați persoanele respective, atunci când este cazul, că datele lor sunt transmise către noi în acest scop. Pentru datele privind copiii aplicăm o grijă sporită, în conformitate cu legea.
7. Cui transmitem datele (destinatarii)
- furnizori care ne prestează servicii ca persoane împuternicite (găzduire/cloud, IT, platforma de gestionare a consimțământului pentru cookies);
- biroul nostru din România care este implicat în executarea contractului și solicitărilor dvs.;
- furnizori de comunicații electronice și de mesagerie (a se vedea secțiunea 9);
- autoritățile și instituțiile competente implicate în prestarea serviciului (de ex. autorități de stare civilă, cetățenie) din Moldova, România, alte state, la cererea și în interesul dumneavoastră;
- către persoanele care acționează prin procură în numele dvs. în vederea reprezentării intereselor dvs. în fața autorităților publice din Moldova sau România, în dependență de serviciul solicitat;
- autorități publice, instanțe sau organe de urmărire penală, atunci când legea ne obligă și cererea este întemeiată.
Nu vindem datele dumneavoastră. Furnizorii care prelucrează date în numele nostru o fac numai pe baza instrucțiunilor noastre și a unui acord de prelucrare.
8. Transferuri în afara Republicii Moldova
Unii furnizori pe care îi folosim pot prelucra date în afara țării:
- România și statele UE — state care asigură un nivel adecvat de protecție a datelor și cu care avem încheiate acorduri de prelucrare a datelor.
- Țările de Jos (UE) — găzduirea site-ului (DigitalOcean);
- Alte state — în cazul în care optați pentru comunicarea prin intermediul aplicațiilor de mesagerie instantanee (Viber, Telegram, WhatsApp) datele vor fi stocate și prelucrate conform politicilor de securitate a acestor platforme, Documente.md nefiind responsabilă de aceste prelucări de date.
În cazul în care solicitați comunicarea prin intermediul aplicațiilor de mesagerie instantanee (Viber, Telegram, WhatsApp) sunteți de acord cu privire la transferul transfrontalier de date conform politicilor de securitate ale acestor platforme.
Pentru transferurile către state din afara UE/SEE care nu beneficiază de o decizie de adecvare a Centrului, ne întemeiem transferul, după caz, pe garanții adecvate precum clauzele contractuale standard (art. 46) sau pe o derogare aplicabilă (art. 49, de ex. consimțământul explicit ori necesitatea executării contractului).
9. Cât timp păstrăm datele
- Jurnalele tehnice ale serverului (inclusiv IP): perioadă scurtă, orientativ până la 30 de zile
- Date de contract și dosar: pe durata prestării serviciului și ulterior, în scop probatoriu, cel mult pe durata termenelor legale de prescripție — 3 ani de la încetarea contractului.
- Documente contabile și justificative: pe termenele impuse de legislația contabilă, fiscală.
- Date prelucrate pe bază de consimțământ (marketing, cookies): până la retragerea consimțământului sau expirarea duratei cookie-ului.
10. Drepturile dumneavoastră
Conform Legii nr. 195/2024, aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces la datele dumneavoastră, inclusiv de a solicita copii ale datelor dvs.;
- Dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
- Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat“) atunci când datele sunt prelucrate fără un temei legal. Solicitarea de ștergere a datelor pe perioada de executare a Contractului va face imposibilă prestarea serviciilor contractate;
- Dreptul la restricționarea prelucrării;
- Dreptul la opoziție, inclusiv opoziția în orice moment față de marketingul direct;
- Dreptul la portabilitatea datelor;
- Dreptul de a retrage consimțământul oricând, la fel de simplu cum l-ați acordat;
- Dreptul de a nu fi supus unei decizii automatizate cu efecte semnificative asupra drepturilor dvs.;
- Dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (str. Serghei Lazo nr. 48, Chișinău; centru@datepersonale. md) și de a vă adresa instanței de judecată în cazul în care considerați că ați fost lezat într-un drept legat.
Vă puteți exercita drepturile scriindu-ne la [email protected] sau prin contactarea la nr. de telefon:+373 79 667181. În vederea examinării cererii dvs. avem dreptul de a solicita date suplimentare în vederea identificării dvs.
Răspundem cererilor dumneavoastră fără întârziere și, în principiu, în cel mult o lună de la primire. Acest termen poate fi prelungit cu cel mult două luni pentru cereri complexe care necesită investigații ample; în acest caz vă informăm în prima lună despre prelungire și motivele ei.
11. Securitatea datelor și incidentele
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau divulgării — de exemplu conexiune securizată, controlul accesului la sistemele informaționale și la spațiile unde se păstrează datele. Angajații și persoane împuternicite de noi sunt supuși clauzelor de confidențialitate și au reguli clare de protecție a datelor. În cazul unui incident de securitate care vă poate afecta, gestionăm situația conform obligațiilor legale, inclusiv notificarea autorității și, când este cazul, informarea dumneavoastră.
12. Cookie-uri și tehnologii similare
Folosim cookie-uri strict necesare (funcționarea și securitatea site-ului, memorarea limbii, protecția formularelor), care nu necesită consimțământ, precum și cookie-uri funcționale, de analiză și de marketing (de ex. măsurarea conversiilor Google Ads și Meta Pixel), care se activează numai cu consimțământul dumneavoastră, exprimat prin selecțiile efectuate în bannerul de cookies. Puteți accepta, refuza sau modifica separat categoriile neesențiale, oricând. Detaliile privind prelucrarea datelor prin fișierele de tip cookies puteți găsi în Politica de cookies, disponibilă pe pagina noastră web.
13. Marketing și newsletter
- marketingul este separat de solicitarea serviciului — puteți folosi serviciile fără a accepta comunicările comerciale;
- căsuța de acord pentru marketing nu este pre-bifată, iar acordul este liber, specific, informat și neechivoc;
- vă puteți dezabona simplu, scriindu-ne sau contactându-ne;
- retragerea consimțământului nu afectează legalitatea comunicărilor trimise anterior.
14. Actualizarea acestei Politici
Putem actualiza această politică atunci când se modifică scopurile, furnizorii, instrumentele sau modul de prelucrare. Vom publica versiunea revizuită pe site, cu indicarea datei ultimei actualizări, iar pentru modificări importante vom afișa o informare vizibilă pe pagina noastră web.
