Recentele modificări privind actele de stare civilă a românilor de pretutindeni

Conform unui act normativ, promulgat în luna aprilie 2022 de către președintele României, au fost operate mai multe modificări a legislației privind actele de stare civilă.

În special, prenumele declarat la data înregistrării nașterii nu va putea fi format din mai mult de trei cuvinte. Totodată, schimbarea numelui și prenumelui va fi posibilă la cerere în unele situații, ca de exemplu când persoanele consideră că au nume ridicole sau prea lungi.

În contextul dat, de reiterat că, actele de stare civilă sunt documente autentice prin care se confirmă nașterea, căsătoria sau decesul unei persoane. Acestea se înstituie în interesul statului și al persoanei de către ofițerii de stare civilă și servesc la cunoașterea numărului populației, a situației demografice, la apărarea drepturilor și libertăților fundamentale ale cetățenilor.

Actele de naştere, de căsătorie şi de deces se întocmesc în registre de stare civilă, în două exemplare, ambele originale, şi se completează manual, cu cerneală specială de culoare neagră. Numele de familie și prenumele se scriu așa cum derivă din actele de identitate, din certificatele de stare civilă și din alte acte prezentate de solicitant sau primite de la autoritățile competente. Întocmirea actelor de stare civilă, precum și înscrierea mențiunilor se fac în limba română, utilizându-se alfabetul latin. Ofițerul de stare civilă este obligat să verifice veridicitatea celor declarate și coincidența acestora cu actele de identitate, certificatele de stare civilă și cu celelalte documente prezentate.

Revenind la noile modificări legislative, în contextul în care părinții nu le pot da copiilor mai mult de trei prenume de reținut că:

Prenumele declarat la data înregistrării nașterii nu poate fi format din mai mult de trei cuvinte.
Dacă părinții nu au nume de familie comun sau există neconcordanță între prenumele copilului trecut în certificatul medical constatator al nașterii și declarația verbală a declarantului ori prenumele este format din mai mult de trei cuvinte, întocmirea actului de naștere se face pe baza declarației scrise și semnate de ambii părinți, din care să rezulte numele de familie și prenumele copilului.
În lipsa acordului părinților cu privire la numele de familie, instanța de tutelă hotărăște și comunică de îndată hotărârea rămasă definitivă serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale care a înregistrat actul de naștere.

La fel, modificările mai prevăd că, în baza unor motive dovedite, cetățenii pot obține schimbarea numelui de familie și a prenumelui, în următoarele condiții:

când numele este format din expresii indecente, ridicole ori transformat prin traducere sau în alt mod;
când persoana în cauză a folosit, în exercitarea profesiei, numele pe care dorește să îl obțină, făcând dovada cu privire la aceasta, precum și asupra faptului că este cunoscută în societate sub acest nume;
când, din neatenția ofițerilor de stare civilă ori ca urmare a necunoașterii reglementărilor legale în materie, au fost efectuate mențiuni greșite în registrele de stare civilă ori au fost eliberate certificate de stare civilă cu nume eronate, în baza cărora au fost eliberate alte acte;
când persoana în cauză are nume de familie sau prenume format din mai multe cuvinte și dorește simplificarea acestuia;
când persoana în cauză este cunoscută cu un prenume și dorește adăugarea acestuia la prenumele inițial, cu respectarea dispozițiilor legale privind numărul maxim de cuvinte din care poate fi format prenumele;
când persoana în cauză poartă un nume de proveniență străină și solicită să poarte un nume românesc;
când persoana și-a schimbat numele de origine străină într-un nume românesc, pe cale administrativă, și dorește să revină la numele dobândit la naștere sau purtat anterior;
când părinții și-au schimbat numele pe cale administrativă, iar copiii solicită să poarte un nume de familie comun cu al părinților lor;
când persoana în cauză solicită să poarte un nume de familie comun cu al celorlalți membri ai familiei;
când unul dintre soți sau ambii dorește/doresc schimbarea numelui de familie comun sau reunit purtat în timpul căsătoriei și cu consimțământul celuilalt soț, dat în formă autentică sau în fața ofițerului de stare civilă;
când persoana în cauză face dovada că a fost recunoscută de către părinte ulterior înregistrării nașterii, însă, întrucât nu s-a încuviințat și purtarea numelui de familie al acestuia, nu există altă posibilitate de dobândire a numelui părintelui decât pe cale administrativă;
când prenumele purtat este specific sexului opus;
când persoanei i s-a încuviințat schimbarea sexului prin hotărâre judecătorească și solicită să poarte un prenume corespunzător, prezentând hotărâre judecătorească definitivă;
când persoana în cauză are numele schimbat în străinătate și nu are act administrativ străin, făcând dovada cu privire la aceasta cu pașaportul/actul de identitate emis de autoritățile străine;
alte cazuri temeinic justificate.

Totodată, sunt justificate și cererile de schimbare a numelui în următoarele situații:

când persoana în cauză a adoptat minori și dorește ca aceștia să poarte un alt prenume;
când căsătoria a încetat prin moartea sau prin declararea judecătorească a morții unuia dintre soți, iar soțul supraviețuitor solicită să revină la numele de familie purtat anterior căsătoriei ori la numele de familie dobândit la naștere;
când în urma divorțului un fost soț revine la numele de familie purtat anterior și care provine dintr-o altă căsătorie, de asemenea desfăcută prin divorț, și dorește să poarte numele dobândit la naștere;
când în urma divorțului un fost soț păstrează numele de familie purtat în căsătorie și dorește un nume purtat anterior căsătoriei sau numele dobândit la naștere;
când în urma încetării căsătoriei prin moartea sau prin declararea judecătorească a morții unuia dintre soți celălalt soț se recăsătorește și, ca urmare a desfacerii acestei căsătorii, acesta dorește să poarte numele de familie dobândit la naștere;
când fostul soț dorește să poarte numele de familie pe care l-a avut în căsătorie, pentru a avea un nume comun cu copiii, cu consimțământul fostului soț, dat în forma autentică sau în fața ofițerului de stare civilă;
când părinții au divorțat, iar părintele care a revenit la numele de familie avut anterior căsătoriei solicită pentru copil să poarte același nume de familie cu el;
când s-a desfăcut adopția unei persoane căsătorite care are copii minori și în urma desfacerii adopției persoana în cauză revine la numele de familie avut înainte de adopție și dorește schimbarea numelui de familie al copilului/copiilor pentru a purta nume de familie comun;
când unul dintre soți, la încheierea căsătoriei, a luat numele de familie al celuilalt soț, nume pe care acesta l-a dobândit prin adopție, iar ulterior încheierii căsătoriei are loc desfacerea adopției și celălalt soț dorește să poarte nume de familie comun cu acesta;
când părintele căruia i-a fost încredințat un minor în urma divorțului solicită ca acesta să-i poarte numele de familie dobândit ca urmare a încheierii unei noi căsătorii, cu consimțământul soțului și al celuilalt părinte al minorului, dat în formă autentică sau în fața ofițerului de stare civilă.

Persoana care solicită schimbarea numelui de familie sau prenumelui, trebuie să depună o cerere la serviciul local de evidență al persoanelor, personal sau prin procură. De asemenea, trebuie să prezinte următoarele acte:

actul de identitate și certificatele de stare civilă ale persoanei care solicită schimbarea numelui, original și fotocopie; originalul documentelor se restituie solicitantului;
un exemplar al Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, în care a fost publicat, potrivit art. 417, extrasul din cererea de schimbare a numelui, exemplar de la publicarea căruia să nu fi trecut mai mult de un an;
dacă este cazul, consimțământul persoanei al cărei nume se solicită a fi purtat, dat în formă autentică sau în fața ofițerului de stare civilă;
dacă este cazul, încuviințarea instanței de tutelă;
pentru solicitanții care au împlinit vârsta de 14 ani, certificat de cazier judiciar;
orice alte documente pe care solicitantul le consideră necesare pentru motivarea cererii sale;
procură specială și copia actului de identitate al împuternicitului, în cazul în care schimbarea numelui este solicitată prin împuternicit cu procură specială.

Pentru schimbarea numelui copiilor, procedura este următoarea:

Pentru minori, cererea de schimbare a numelui se face, după caz, de către părinți sau, cu încuviințarea instanței de tutelă, de către tutore.
Dacă părinții nu se înțeleg cu privire la schimbarea numelui copilului, va hotărî instanța de tutelă.
Când cererea de schimbare a numelui minorului este făcută de către unul dintre părinți, este necesar acordul celuilalt părinte, dat în forma autentică sau în fața ofițerului de stare civilă. Acordul nu este necesar în cazul în care celălalt părinte este pus sub interdicție ori este declarat mort sau decăzut din exercițiul drepturilor părintești.
În cazul în care minorul a împlinit vârsta de 14 ani, cererea va fi semnată și de acesta.
Pentru persoana pusă sub interdicție, cererea de schimbare a numelui se face de către tutore, cu încuviințarea instanței de tutelă.
În cazul în care părinții copilului sunt decedați, necunoscuți, puși sub interdicție, dispăruți, decăzuți din drepturile părintești ori declarați judecătorește morți și nu a fost instituită tutela, cererea de schimbare a numelui minorului se face de către structura publică specializată pentru protecția copilului din subordinea consiliului județean ori a consiliului local/al sectorului municipiului București.
Schimbarea numelui de familie al minorului se poate cere odată cu schimbarea numelui de familie al unuia dintre părinți sau ulterior, pentru motive temeinice
În situația în care ambii părinți solicită schimbarea numelui de familie, schimbarea numelui de familie al minorului este obligatorie și se realizează din oficiu.
Schimbarea numelui de familie a minorului care a împlinit vârsta de 14 ani se realizează numai cu consimțământul acestuia.
Schimbarea prenumelui minorului se poate cere oricând.
Schimbarea numelui de familie al unuia dintre soți nu are efect asupra numelui de familie al celuilalt soț.

Este important de reamintit că, potrivit legislației, plastifierea (laminarea) certificatelor de stare civilă duce automat la anularea lor, ori:

Se interzice modificarea sau completarea fără drept ori plastifierea certificatelor de stare civilă.
Certificatele de stare civilă plastifiate ori modificate sau completate fără drept sunt nule. Nulitatea se constată de către ofițerii de stare civilă, funcționarii din cadrul D.E.P.A.B.D. sau din cadrul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor ori ofițerii de stare civilă din cadrul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României.
Cererile privind procurarea și eliberarea certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale cetățenilor străini ale căror acte și fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România, adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale acestor țări, acreditate în România, precum și ale cetățenilor români aflați în străinătate, adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României sau Ministerului Afacerilor Interne, sunt soluționate de către D.E.P.A.B.D.
Transmiterea certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve se face, după caz, prin Ministerul Afacerilor Externe, dacă acestea au fost solicitate prin misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României sau prin misiunile diplomatice și oficiile consulare acreditate în România.
Certificatele de stare civilă eliberate de serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, de primăria unității administrativ-teritoriale care a înregistrat actele și faptele de stare civilă sunt valabile și în străinătate.
Extrasele multilingve sunt valabile numai în statele părți ale Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă.
Certificatele de stare civilă/extrasele multilingve se completează în sistem informatic, sau, după caz, cu cerneală specială de culoare neagră, în condițiile legii.

Nu în ultimul rând, solicitanții actelor de stare civilă trebuie să cunoască și principalele modificări a condițiilor de eliberare a acestora, cum ar fi:

Actele de naştere, de căsătorie şi de deces se întocmesc în registre de stare civilă, în două exemplare, ambele originale, şi se completează manual, cu cerneală specială de culoare neagră.
Exemplarul I al actelor de stare civilă întocmite la misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României pot fi completate și în sistem informatic.
Prin excepţie de la dispoziţiile alin. (1), exemplarul II al actelor de stare civilă se întocmeşte în format electronic, dacă autoritățile publice locale au emis electronic exemplarul II al actelor de stare civilă.
De la data asigurării, la nivel național, a infrastructurii informatice necesare, exemplarul I al actelor de stare civilă se completează informatic și se păstrează în exemplarul I al registrelor de stare civilă pe suport de hârtie, iar exemplarul II se întocmește numai în format electronic, atât de către ofițerii de stare civilă din țară, cât și cei de la misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României.
În caz de forță majoră care face imposibilă completarea în sistem informatic, actele de stare civilă exemplarul I se completează olograf, urmând ca după încetarea forței majore acestea să fie completate informatic.
Mențiunile ulterioare se înscriu în exemplarul II în format electronic de către ofițerul de stare civilă emitent și se transmit informatic la primăria care are în păstrare registrele de stare civilă exemplarul I, pentru a fi operate pe actele de stare civilă.
Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., utilizează și valorifică datele din registrele informatice, gestionează și administrează, potrivit legii, Sistemul Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă, denumit în continuare SIIEASC.
SIIEASC reprezintă ansamblul activităților desfășurate cu mijloace informatice pentru dovedirea identității persoanei, producerea, emiterea și evidența actelor de stare civilă, a modificărilor intervenite în statutul persoanei, necesare individualizării în familie, societate și relația cu statul.
Datele cu caracter personal ale persoanelor fizice sunt protejate de legislaţia specială și nu pot fi prelucrate decât în condițiile prevăzute de aceasta.
Cetățenii români și apatrizii sunt obligați să solicite înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă produse în țară la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, la primăria competentă.
Cetățenii străini și cetățenii statelor membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și cetățenii Confederației Elvețiene care au domiciliul sau se află temporar în România pot cere înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă în aceleași condiții ca și cetățenii români.
Cetățenii români și apatrizii sunt obligați să solicite, iar persoanele prevăzute la alin. (2) pot cere înscrierea de mențiuni pe actele de stare civilă întocmite în registrele de stare civilă române.
Cetățenii români aflați în străinătate sunt obligați să solicite înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă la misiunile diplomatice, la oficiile consulare de carieră ale României sau la autoritățile locale străine competente.
Dacă un cetăţean străin s-a căsătorit sau a decedat pe teritoriul României, ofiţerul de stare civilă care a întocmit actul trimite, în termen de 5 zile de la înregistrare, un extras de pe actul respectiv D.E.P.A.B.D., care îl transmite misiunii diplomatice sau oficiului consular al ţării respective acreditate și rezidente în România, potrivit obligaţiilor izvorâte din tratate la care România este parte sau pe bază de reciprocitate. În situația misiunilor diplomatice sau oficiilor consultare acreditate, dar nerezidente în România, D.E.P.A.B.D. transmite, prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe, un extras de pe actul respectiv. Pentru cetățenii statelor semnatare ale Convenţiei nr. 16 a Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, la care România a aderat prin Legea nr. 65/2012, se transmit extrase multilingve ale actelor de căsătorie şi deces.
Înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă și înscrierea mențiunilor se fac la cerere, pe baza declarației solicitantului, sau din oficiu, în condițiile prevăzute de prezenta lege.
Numele de familie și prenumele se scriu așa cum rezultă din actele de identitate, din certificatele de stare civilă și din alte înscrisuri prezentate de solicitant sau primite de la autoritățile prevăzute de lege.
Întocmirea actelor de stare civilă, precum și înscrierea mențiunilor se fac în limba română, folosindu-se alfabetul latin extins.
Ofițerul de stare civilă este obligat să verifice realitatea celor declarate și concordanța acestora cu actele de identitate, certificatele de stare civilă și cu celelalte înscrisuri prezentate de declarant.
Actul de stare civilă, întocmit în baza declarației, se semnează de către ofițerul de stare civilă și, după caz, de către declarant sau de către soți și martori.
Exemplarul I al actelor de stare civilă se semnează de către ofițerul de stare civilă și, după caz, de către declarant sau de către soți și martori, iar exemplarul II se semnează electronic.
În cazul în care declarantul/soții nu poate/pot semna, ofițerul de stare civilă menționează aceasta pe actul de stare civilă, pe care îl semnează.
Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, prescurtări și adăugări în actele de stare civilă.
Dacă nașterea sau decesul are loc în tren, pe o navă sau aeronavă ori într-un alt mijloc de transport în timpul călătoriei pe teritoriul României, întocmirea actului de stare civilă se face la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor al locului de coborâre sau de debarcare ori, după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale pe a cărei rază are loc coborârea sau debarcarea.
În caz de mobilizare, război, participare a forțelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român, Ministerul Apărării Naționale sau, după caz, Ministerul Afacerilor Interne, pentru efectivele proprii, desemnează ofițerii de stare civilă care înregistrează actele și faptele de stare civilă ale militarilor, ale personalului civil, precum și ale altor categorii de participanți și le comunică serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale competente.
Orice modificare intervenită în statutul civil al unei persoane, fie ca urmare a întocmirii unui act de stare civilă, fie dispusă printr-o hotărâre judecătorească definitivă, printr-un act administrativ ori notarial, se comunică din oficiu, în termen de 10 zile lucrătoare de la data întocmirii actului de stare civilă sau de la data comunicării hotărârii judecătorești ori a actului administrativ/notarial, serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale care a întocmit actul de naștere, de căsătorie sau de deces al persoanei la care această modificare se referă, în vederea înscrierii mențiunilor corespunzătoare.
În cazul actelor de stare civilă transcrise în registrele de stare civilă ale misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României, modificările prevăzute la alin. (1) intervenite în România se comunică din oficiu Direcției de Stare Civilă a Sectorului 1 al municipiului București, în vederea înscrierii mențiunilor.
Ofițerii de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor actualizează SIIEASC, fără a întocmi comunicări, în situația în care sunt create condițiile tehnice necesare.
Modificările intervenite în statutul civil al unei persoane se transmit informatic serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale care a întocmit exemplarul I al actului de naștere, de căsătorie sau de deces al persoanei la care această modificare se referă, în vederea înscrierii mențiunilor corespunzătoare.
Înscrierea în actele de stare civilă, pe baza documentelor prevăzute la alin. (1), a mențiunilor referitoare la modificarea intervenită în statutul civil se poate face atât la cererea persoanei interesate cât și din oficiu.
În cazul în care ofițerul de stare civilă sau funcționarul cu atribuții de stare civilă refuză să întocmească un act sau să înscrie o mențiune ce intră în atribuțiile sale, persoana nemulțumită poate sesiza instanța competentă, potrivit legii.
Pe baza actelor de stare civilă se eliberează certificate/extrase multilingve de naștere și de căsătorie titularilor sau reprezentanților legali ai acestora, iar certificatele/extrasele multilingve de deces, membrilor familiei, persoanelor îndreptățite ori, cu aprobarea primarului unității administrativ-teritoriale care a înregistrat decesul, altor persoane care justifică un interes legitim.
Certificatele de stare civilă/extrasele multilingve se pot elibera şi altor persoane împuternicite prin procură specială, precum şi avocaţilor împuterniciţi de către titulari sau de către reprezentanţii legali ai acestora, în baza împuternicirii avocaţiale emise cu respectarea prevederilor Legii nr. 51/1995 pentru organizarea şi funcţionarea profesiei de avocat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi Statutului profesiei de avocat, adoptat prin Hotărârea Consiliului Uniunii Naţionale a Barourilor din România nr. 64/2011, cu modificările şi completările ulterioare.
În certificatele/extrasele multilingve de stare civilă nu vor fi preluate titlurile de noblețe, chiar dacă au fost înscrise în unele acte de stare civilă.

Compania Documente.md monitorizează continuu modificările legislației de profil, asigurând astfel oferirea calificată a serviciilor juridice în domeniul actelor de stare civilă.