Solicitarea se face prin portalul ASP sau MCabinet, prin completarea cererii, achitarea taxei și, dacă este cazul, semnarea electronică. Certificatul este emis digital, semnat calificat și conține cod QR; la cerere poate fi eliberat și pe hârtie.
DOCUMENTE.MD și Ministerul Justiției transmit un mesaj comun: certificatele de stare civilă pot fi emise, de acum, și în format electronic.
Începând cu luna noiembrie 2025, extrasele, certificatele și extrasele multilingve de stare civilă nu mai înseamnă doar formulare tipărite, păstrate în dosare prăfuite. Noile modele permit emiterea și semnarea electronică a acestor documente, direct din sistemele Agenției Servicii Publice.
Pentru cetățenii aflați în Republica Moldova sau peste hotare, schimbarea înseamnă acces mai rapid la acte, mai puține drumuri la ghișeu și un control mai bun asupra propriilor documente. Articolul de față explică ce sunt aceste certificate de stare civilă Moldova în format electronic, cum pot fi obținute, unde sunt utilizate și ce aspecte trebuie analizate înainte de depunerea unei cereri.
Ce trebuie reținut despre noile certificate electronice
Guvernul Republicii Moldova a aprobat modele noi pentru certificatele de stare civilă, inclusiv pentru certificat de naștere, certificat de căsătorie și certificat de deces, care pot fi emise și în format electronic. Fiecare document include semnătură electronică calificată și cod QR, ceea ce simplifică verificarea autenticității.
Actele rămân disponibile și pe suport de hârtie, la solicitarea persoanei interesate. Cererile pot fi depuse online prin serviciile Agenției Servicii Publice, prin MCabinet și, acolo unde serviciul este disponibil, documentele pot fi livrate și prin MDelivery. Formatul electronic nu elimină varianta clasică, ci o completează, astfel încât aceeași persoană poate combina cele două formate în funcție de cerințele instituțiilor unde urmează să depună actele.
Ce aduc noile modele electronice de certificate de stare civilă
Noile modele de documente nu reprezintă doar o schimbare grafică. Ele modifică modul în care certificatele sunt generate, semnate și verificate. Ministerul Justiției a propus formulare noi pentru documentele de stare civilă, astfel încât sistemul informatic să poată emite în mod real certificate stare civilă electronice, nu doar formulare pe hârtie.
Elementele esențiale ale acestor modele sunt:
- emiterea în format electronic, direct din sistemul ASP;
- semnătura electronică calificată a autorității emitente;
- codul QR integrat în document, pentru verificarea rapidă a autenticității;
- posibilitatea eliberării aceluiași act și pe suport de hârtie.
☝Scopul reformei este clar: formularele exclusiv pe hârtie limitau accesul la distanță, în special pentru persoanele plecate peste hotare. În prezent, un certificat de naștere sau un certificat de căsătorie poate fi obținut prin canale digitale, fără prezență fizică la ghișeu. Pentru situațiile în care este nevoie de documente pe hârtie, rămâne valabilă și procedura clasică.
Cum se pot obține online certificatul de naștere, căsătorie sau deces
Agenția Servicii Publice a dezvoltat un sistem informațional dedicat actelor de stare civilă, prin care anumite servicii pot fi solicitate fără prezență la oficiu. Procedura pentru un certificat de stare civilă in Moldova în format electronic poate fi rezumată în câțiva pași logici:
- Crearea sau accesarea contului în MCabinet sau pe portalul de servicii electronice al ASP.
- Selectarea serviciului de stare civilă: certificat de naștere, certificat de căsătorie, certificat de deces, extras sau extras multilingv.
- Completarea cererii, încărcarea documentelor justificative solicitate de regulament și, acolo unde se cere, semnarea cererii cu semnătură electronică calificată.
- Achitarea taxei prin metodele de plată disponibile online.
- Primirea certificatului în format electronic, semnat digital și cu cod QR, în contul din MCabinet sau în alt canal indicat. Dacă a fost selectată și varianta pe hârtie, actul este pregătit pentru ridicare sau pentru livrare prin MDelivery, acolo unde serviciul funcționează.
Pentru o parte dintre solicitanți, certificatul electronic este suficient în relația cu instituțiile din țară sau cu platformele digitale ale statului. În alte situații, cum ar fi dosarele de cetățenie, transcrierea actelor în registre străine sau anumite proceduri notariale, certificatele electronice sunt completate de documente tipărite, obținute prin proceduri distincte, inclusiv în România.
Electronic sau pe hârtie: ce format de certificat este potrivit
| Criteriu | Format electronic | Format pe hârtie |
|---|---|---|
| Valoare juridică | Are aceeași forță legală ca documentul tipărit, fiind emis de ASP cu semnătură electronică calificată și cod QR valid. | Este act oficial emis de ASP, recunoscut prin semnătură olografă și ștampilă aplicată. |
| Autenticitate | Verificabilă digital prin scanarea codului QR și confirmarea semnăturii electronice calificate. | Confirmată vizual prin elemente de securitate și, dacă este necesar, prin verificare directă la ASP. |
| Durată de valabilitate | Nelimitată din punct de vedere legal; unele instituții pot solicita un act emis recent (3–6 luni). | Nelimitată până la apariția unor modificări în registrele de stare civilă (ex. schimbare de nume, mențiune de deces). |
| Utilizare principală | Ideal pentru proceduri digitale, verificări rapide și transmiterea la distanță. | Preferat pentru dosare care cer depunerea fizică, apostilă sau traducere autorizată. |
| Accesibilitate | Poate fi descărcat din MCabinet și transmis electronic. | Se ridică de la oficiile ASP sau se livrează prin MDelivery. |
Înainte de transmiterea unei cereri, este utilă verificarea cerințelor exacte ale instituției care urmează să primească documentul. În numeroase proceduri interne, certificatul electronic este suficient, însă pentru dosarele complexe, mai ales cele care implică traduceri, apostilă sau depuneri la autorități străine, forma pe hârtie continuă să fie obligatorie.
Certificat de naștere, certificat de căsătorie și certificat de deces în format electronic
Certificatul de naștere în format electronic
Certificatul de naștere este elementul central al identității juridice. În varianta electronică, conține aceleași date esențiale: numele și prenumele persoanei, data și locul nașterii, datele părinților, CNP-ul și mențiunile obligatorii. Diferența constă în natura suportului. Documentul nu mai este legat exclusiv de o mapă fizică, ci este disponibil și ca fișier securizat.
Certificatul de naștere este necesar pentru înscriere la studii, obținerea pașaportului moldovenesc, constituirea dosarelor de cetățenie, accesul la anumite drepturi sociale sau pentru proceduri în afara țării. Noile modele electronice permit obținerea certificatului prin canale digitale, iar serviciile Documente.md pot prelua etapele ulterioare în care sunt implicate transcrieri, traduceri sau apostilări.
Certificat de căsătorie în format electronic
Certificatul de căsătorie este utilizat în numeroase contexte: schimbarea numelui, partaj, succesiune, credite, reîntregirea familiei în spațiul european. Varianta electronică păstrează structura clasică a documentului, însă oferă o manieră mai simplă de transmitere în format digital, în special atunci când instituțiile acceptă documente semnate electronic.
În procedurile internaționale, se solicită adesea un extras multilingv de căsătorie. Noile modele pot acoperi și aceste extrase în format electronic. Pentru statele care lucrează exclusiv cu documente pe hârtie, rămâne obligatorie obținerea certificatului tipărit, urmată de traducere autorizată și, după caz, apostilă. Ghidurile detaliate despre certificat de căsătorie și formalitățile asociate sunt deja dezvoltate în cadrul Documente.md, astfel încât persoanele interesate să își poată organiza corect pașii.
Certificat de deces în format electronic emis în Moldova
Certificatul de deces este indispensabil pentru deschiderea procedurii de succesiune, obținerea pensiei de urmaș, închiderea unor contracte sau pentru repatriere. Modelele electronice permit emiterea documentului chiar și atunci când rudele apropiate nu se află în țară, dar trebuie să inițieze formalități într-un timp scurt.
Prin sistemul ASP, un certificat de deces poate fi solicitat în format electronic, iar documentul ajunge în contul digital al solicitantului. Pentru notar, instanță sau anumite autorități din alte state, rămâne necesară și varianta tipărită, motiv pentru care, în practică, multe familii aleg să combine ambele formate. Documente.md oferă sprijin în obținerea certificatelor, în pregătirea traducerilor și în organizarea etapelor de apostilare, acolo unde acestea sunt cerute.
Checklist practic înainte de trimiterea unei cereri către ASP
Înainte de depunerea unei cereri pentru certificatul de naștere, certificat de căsătorie sau certificatul de deces, poate fi util un scurt control final:
- clarificarea tipului de act necesar (certificat, extras, extras multilingv);
- verificarea cerințelor instituției unde va fi depus documentul, în special dacă este vorba de o autoritate din alt stat;
- decizia asupra formatului: electronic, hârtie sau o combinație între cele două;
- pregătirea unei semnături electronice calificate, acolo unde fluxul o solicită;
- verificarea atentă a datelor introduse în cerere, pentru a evita corecturile ulterioare;
- păstrarea în siguranță a fișierului digital și a dovezii de plată.
În cazul dosarelor complexe, o analiză prealabilă realizată de un specialist poate preveni comenzi greșite, respingeri sau întârzieri. Serviciile Documente.md sunt construite tocmai pentru astfel de situații, în care actele de stare civilă se intersectează cu proceduri de cetățenie, pașapoarte, reîntregirea familiei sau transcrierea documentelor în alte registre.
De la reformă digitală la ordine în documente - consultanță sigură prin Documente.md
Digitalizarea actelor de stare civilă marchează un pas esențial în modernizarea serviciilor publice. Noile certificate compatibile cu semnătura electronică calificată și verificarea prin cod QR aduc siguranță, rapiditate și trasabilitate în procesul de emitere. În același timp, posibilitatea de a opta pentru formatul pe hârtie păstrează echilibrul necesar între inovație și cerințele administrative tradiționale.
În practică, alegerea formatului potrivit depinde de scopul utilizării actului și de cerințele instituției destinatare.
Noile certificate electronice simplifică viața cetățenilor. Dacă urmează să actualizezi actele de stare civilă sau să depui un dosar de cetățenie, contactează Documente.md pentru asistență completă și soluții sigure, adaptate fiecărui caz.
